Es importante que en tu negocio puedas realizar la validación de facturas, pues es un paso fundamental en la emisión y recepción de comprobantes fiscales que además está considerado como un requisito legal que te ayuda a garantizar la autenticidad de los documentos y evita posibles problemas fiscales.
Con las herramientas adecuadas, validar facturas es una tarea sencilla que puedes hacer en pocos minutos.
Te explicaremos en qué consiste este procedimiento y cómo optimizarlo.
¿En qué consiste la validación de facturas?
En la validación de facturas se verifica la autenticidad de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y su correcto registro ante el SAT.
Esta verificación confirma que la factura ha sido emitida conforme a la normativa vigente y que representa una operación real. Aunque se espera que el emisor entregue un comprobante legítimo, el receptor también debe corroborar su validez para evitar errores o fraudes.
Si quieres hacer más ágil este proceso con Facturama, factura en línea puede ser una excelente alternativa.
¿Cómo verificar la validez de una factura?
El SAT te brinda un sistema en línea gratuito que te ayuda a validar facturas sin necesidad de autenticación.
Solo necesitas entrar al portal de factura electrónica del SAT y proporcionar los siguientes datos:
- Folio fiscal
- RFC del emisor
- RFC del receptor
Cuando completas esos datos y resuelves un captcha, el sistema va a mostrar la información del CFDI si la factura es válida y cuenta con un sello digital autorizado. En caso de que la búsqueda no arroje resultados, es preciso que contactes al emisor para aclarar la situación y evitar problemas.
¿Cómo optimizar la validación de facturas?
La verificación manual a través del portal del SAT es efectiva; pero debemos saber que puede ser un proceso lento cuando se manejan grandes volúmenes de facturas. En ese caso puedes solicitar la ayuda de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Los PAC son entidades autorizadas por el SAT para validar y certificar CFDI, asegurando que cumplen con los requisitos fiscales establecidos. Estos proveedores verifican la estructura del archivo XML de la factura y confirman la vigencia del Certificado de Sello Digital (CSD) y la firma electrónica.
En la mayoría de los casos, los PAC realizan esta validación de manera automática, lo que permite a las empresas optimizar tiempos y minimizar riesgos en la gestión de sus facturas.
¿Por qué es crucial validar facturas?
Al validar tienes control de las facturas que recibes, pero también es un proceso obligatorio ya que cuando una factura no se verifica, no hay certeza de que la operación realmente ocurrió, lo que podría considerarse como una transacción fraudulenta o con irregularidades fiscales.
El Código Fiscal de la Federación establece que emitir o utilizar comprobantes fiscales falsos es un delito que puede acarrear sanciones que van desde multas hasta penas de prisión. Esto se debe a que la falsificación de facturas es una práctica común en esquemas de evasión fiscal y lavado de dinero.
Verifica siempre sus facturas
Validar cada factura recibida es una práctica indispensable si tienes una empresa o si eres persona física. Incluso si se trata de un proveedor de confianza, es posible que ocurran errores en la firma electrónica o en el CSD, lo que podría afectar la validez del comprobante.
Para que garanticen un manejo eficiente de la facturación dónde puedes incluir tu complemento de carta porte en línea y evitar problemas con la autoridad fiscal es recomendable contar con herramientas que automatizan este proceso. Si busca mejorar la gestión de sus facturas, ¡contáctenos y descubra cómo podemos ayudarle!
